Coolweb Zorgsoftware BV, gevestigd aan Rapenburg 33, 2311 GG Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Postadres/bezoekadres:
Rapenburg 33
2311 GG Leiden

Telefoon: (071) 513 28 05
Website: www.thuiszorgsoftware.nl

Functionaris Gegevensbescherming
H.E. Corsten is de Functionaris Gegevensbescherming van Coolweb Zorgsoftware BV. Hij is te bereiken via hugo@coolweb.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Coolweb Zorgsoftware BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt via de Thuiszorgplanner. De zorginstelling (waaronder ook inbegrepen zelfstandige zorgverlener met licentie) met een licentie voor de Thuiszorgplanner is de Verwerkingsverantwoordelijke. Coolweb Zorgsoftware BV is als aanbieder van de software de Verwerker.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Contactgegevens zorginstelling:
  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres

• Cliëntgegevens:
  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum, geboorteplaats
  • Bankrekeningnummer

• Het gebruik van de applicatie:
  • IP-adres
  • Type browser
  • SessieID
  • Contactgegevens van de zorginstelling (voor licentiedoeleinden)
  • Overige persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt (bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch)

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Coolweb Zorgsoftware BV verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

• Gezondheidsinformatie van cliënten van de zorginstelling. Hieronder wordt verstaaninformatie over de gezondheid van de cliënt, indicaties, verzekeringsinformatie, Burgerservicenummer (BSN) en andere relevante informatie voor de zorgverlener.
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Onze applicatie de Thuiszorgplanner kan dossiers bevatten van minderjarige cliënten van de zorginstelling.

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Coolweb Zorgsoftware BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Zorginstelling:
  • Het afhandelen van uw betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of commerciële uiting
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
  • Om goederen en diensten bij u af te leveren

• Cliënten:
  • Het kunnen registreren van persoonlijke gezondheidsinformatie

Op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Coolweb Zorgsoftware BV verwerkt persoonsgegevens op basis van een schriftelijke overeenkomst met de zorginstelling. De toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in het contract tussen de zorginstelling en de cliënt.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Coolweb Zorgsoftware BV neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Coolweb Zorgsoftware BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Categorie van persoonsgegevens	Bewaartermijn
Persoonlijke gezondheidsinformatie (van cliënten	Conform Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO)
Contactgegevens van de zorginstelling (actieve gebruiker)	Zolang noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst
Contactgegevens van de zorginstelling (potentiële gebruiker)	Zolang noodzakelijk is voor de proefperiode. Gegevens worden daarna 2 jaar bewaard voor marketingdoeleinden

Einde licentieovereenkomst
Bij het beëindigen van de licentieovereenkomst kan de zorginstelling aan Coolweb Zorgsoftware BV verzoeken om overdracht van de cliëntendossiers. Bij de overdracht verwijdert Coolweb Zorgsoftware BV de cliëntgegevens uit haar applicatie en draagt de verantwoordelijkheid voor de cliëntgegevens over aan de zorginstelling.

Delen van persoonsgegevens met derden
Coolweb Zorgsoftware BV verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Via de berichtenverkeermodules van de Thuiszorgplanner delen onze klanten declaratiegegevens met ketenpartners in de zorg (bijvoorbeeld zorgkantoren, gemeentes, en zorgverzekeraars via het VECOZO-portaal).

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Coolweb Zorgsoftware BV maakt alleen gebruik van analyse cookies voor het analyseren en optimaliseren van het gebruik en de gebruiksvriendelijkheid van onze website.

Google Analytics
Coolweb Zorgsoftware BV maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.

Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Coolweb Zorgsoftware BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Coolweb Zorgsoftware is NEN 7510 gecertificeerd. Dit betekent dat wij aantoonbaar passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan s.v.p. contact met ons op.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Coolweb Zorgsoftware BV en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@thuiszorgplanner.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Voor algemene informatie over de regelgeving met betrekking tot persoonsgegevens verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: 1.2
Datum: 28-03-2020